Copias de seguridad en software de facturación: por qué importa

Mucha gente piensa que los backups son cosa de informáticos paranoicos. Y luego, llega el día en que se rompe el disco duro, y la cara se les queda como un poema. En facturación, no tener backup tiene además consecuencias legales: la AEAT puede pedirte tus libros de facturas en un plazo de 4 años desde su emisión, y la respuesta “se me rompió el disco” no es válida.

Este artículo explica por qué los backups son críticos en software de facturación, qué guardar, cómo, dónde, y cómo asegurarte de que cuando los necesites, funcionan. Para contexto del modelo on-premise, ten a mano la pillar cómo funciona MicroFactu.

Por qué los backups en facturación no son opcionales

Razones legales

• La normativa española obliga a conservar facturas y libros durante el plazo de prescripción tributaria (4 años general, hasta 6 años en algunos casos).
• El RD 1007/2023 (Verifactu) exige que el libro de registros esté disponible y entregable a requerimiento de la AEAT.
• La Ley 11/2021 contra el fraude fiscal tipifica como infracción no conservar adecuadamente los datos de facturación.

Si tu disco se rompe y no tienes copia, técnicamente estás incumpliendo. La AEAT no acepta como excusa “se me perdieron los datos”.

Razones operativas

• Recuperar datos perdidos cuesta tiempo, dinero y disgustos.
• Reconstruir manualmente un año de facturación desde cero es prácticamente imposible.
• Pierdes histórico de clientes, presupuestos pendientes, datos contables.
• Los modelos tributarios se complican enormemente sin datos completos.

Razones de continuidad

Una microempresa que pierde sus datos de facturación puede tardar semanas en volver a operar normalmente. Para algunos negocios, eso significa quiebra.

Qué guardar exactamente

En un software de facturación, el backup debe incluir:

1. Base de datos

Los datos estructurados del software: clientes, productos, facturas, gastos, asientos contables. Si usas Odoo o cualquier ERP, esto es la base de datos PostgreSQL/MySQL/etc completa.

2. Filestore / archivos adjuntos

Los ficheros binarios asociados: PDFs de facturas, fotos de tickets, certificados digitales, plantillas. En Odoo, está en /var/lib/odoo. Si solo guardas la BD y olvidas el filestore, recuperarás los datos pero perderás los archivos.

3. Configuración

Plantillas personalizadas, parámetros de empresa, configuración de impresión, certificados Verifactu. Algunas configuraciones viven en la BD, otras en archivos del sistema.

4. Logs (opcional pero recomendable)

Registros de actividad para auditoría. No son críticos para reconstruir tu negocio, pero son útiles para investigar incidentes o demostrar a la AEAT cómo funcionaba el sistema en una fecha concreta.

Frecuencia recomendada

Para una microempresa típica:

• Backup diario: completo, automático, durante la noche cuando no hay actividad. Es el estándar mínimo.
• Backup semanal: idealmente, una copia adicional semanal a un destino diferente.
• Backup mensual: una copia mensual archivada para histórico (a un disco externo o cloud).

¿Por qué diario y no más frecuente? Porque para una microempresa con 10-50 facturas/día, perder un día completo es manejable (te puedes acordar y rehacer). Perder una semana es desastre.

Si tu volumen es muy alto (cientos de facturas/día), backups incrementales horarios o continuos pueden tener sentido. Pero eso ya es para empresas más grandes.

La regla 3-2-1

El estándar profesional de backups, válido para microempresa:

• 3 copias de tus datos.
• 2 tipos de medios distintos (por ejemplo, disco interno + cloud, o disco interno + disco USB externo).
• 1 copia fuera del sitio físico (en otro edificio, en el cloud, en casa si la oficina está en local comercial).

Para una microempresa autónoma:

• Copia 1: en el PC donde está el software (tu instalación primaria).
• Copia 2: en un disco USB externo que conectas semanalmente y guardas en casa.
• Copia 3: en un servicio cloud (Google Drive, Dropbox, OneDrive) con cuenta cifrada.

Si una se cae, las otras dos siguen ahí.

Cifrado: tus datos son sensibles

Los datos de facturación incluyen información personal de tus clientes (NIFs, direcciones, teléfonos, importes facturados). Eso entra en el ámbito del RGPD: tienes obligación de protegerlos también en los backups.

Recomendaciones:

• Cifra los backups antes de subirlos a un cloud externo. La mayoría de servicios ofrecen cifrado, pero un cifrado adicional tuyo (con VeraCrypt o 7-Zip con AES-256) es un nivel extra.
• Limita el acceso a los backups a personas autorizadas. No los dejes en una carpeta compartida abierta.
• Mantén un registro de dónde están los backups y quién tiene acceso.

Backup vs export: no son lo mismo

Cuidado con esta confusión. En SaaS y muchos software, hay opción de “exportar datos a CSV/Excel”. Eso no es un backup completo:

• Export: extracto de datos en formato accesible (CSV, Excel). Útil para llevarte tus datos si cambias de software, pero no incluye configuración, plantillas, ni archivos adjuntos.
• Backup: copia íntegra y restaurable del sistema, idealmente reabrible al estado original.

Para facturación seria, necesitas backups íntegros, no solo exports.

Cómo verificar que el backup funciona

El backup que no se prueba es papel mojado. Cuando lo necesitas y descubres que no se puede restaurar, ya es tarde.

Plan de pruebas trimestral

Cada 3 meses:

1. Restaura el backup en un entorno de pruebas (otra máquina, una carpeta aparte, lo que sea).
2. Verifica que los datos están bien: número de facturas correcto, total de un mes coincide con tu reporting, plantillas se ven, archivos adjuntos abren.
3. Documenta el resultado: qué fecha probaste, qué versión del backup, qué encontraste.

Si nunca pruebas, no tienes backup: tienes ficheros que esperas que sirvan.

Verificación automatizada

Algunos sistemas profesionales hacen verificación automatizada del backup: extraen un dato concreto del backup y lo comparan con el original. Si coinciden, el backup es válido. Si no, alerta.

Backups en SaaS: lo que tu proveedor hace y lo que NO

Si usas software cloud (Holded, Quipu, FacturaDirecta, Anfix), el proveedor hace sus propios backups. Pero esos backups:

• Son suyos, viven en su infraestructura.
• Si el proveedor cierra, sube precios drásticamente o cambia condiciones, tu acceso a esos backups puede ser limitado.
• Si tú accidentalmente borras datos y el proveedor los ha sobrescrito en su rotación de backups, puede que no haya recuperación posible.

Por eso, incluso en SaaS, conviene exportar tus datos periódicamente (al menos mensualmente) a tu propio almacenamiento. Es tu seguro de continuidad.

Backups en on-premise: tu responsabilidad (o de tu proveedor)

Si tu software está on-premise (Odoo instalado, MicroFactu, Sage 50 instalado), la responsabilidad de los backups es 100% tuya o de tu proveedor de mantenimiento.

Si lo gestionas tú

Configura un script de backup automático con pg_dump (PostgreSQL) o el equivalente, que se ejecute cada noche. Copia el resultado a un destino externo (disco USB, NAS, cloud). Verifica trimestralmente.

Si tienes proveedor de mantenimiento

Pídele documentación clara de:

• Qué se incluye en el backup (BD + filestore + configuración).
• Cada cuánto se hace.
• Dónde se almacena (geográficamente y técnicamente).
• Cuál es el procedimiento de restore y cuánto tarda.
• Cuándo se prueba que funciona.

Sin esta información, tu proveedor puede estar haciendo “algo” pero no necesariamente lo que necesitas.

MicroFactu y los backups

Por transparencia: en nuestro paquete básico incluimos un módulo tll_backup con backup automático diario (PostgreSQL pg_dump + filestore), retención configurable (14 días por defecto), comprobación de integridad básica. El backup se queda en el PC del cliente; recomendamos que el cliente además copie esos backups a un destino externo (disco USB, cloud) para cumplir la regla 3-2-1.

Errores frecuentes con backups

”Tengo backup porque tengo el archivo en el escritorio”

No. Si el disco se rompe, pierdes ambos. Backup = copia en otro lugar físico distinto.

”Mi software hace backups solo, no me preocupo”

Verifica. La cantidad de software que dice “backup automático” y luego no funciona es alta. Pruébalo.

”Tengo el SaaS, no necesito hacer nada”

Mejor exportar mensualmente tus datos. Tu acceso a los backups del proveedor puede no ser ilimitado.

”Hago backup una vez al año, suficiente”

No. Un año de pérdida es inasumible para una microempresa. Diario al menos.

”Mis backups están en el mismo PC que el original”

Dos copias en el mismo disco son la misma copia. Si se rompe el disco, ambas mueren. Backup tiene que estar fuera del sistema original.

”El backup nunca lo he probado pero seguro que funciona”

No. Hasta que lo restauras y verificas, no es backup; es esperanza.

Plan mínimo viable para una microempresa

Si quieres una checklist rápida:

• Backup automático diario de la base de datos + filestore.
• Copia adicional semanal en disco externo o cloud.
• Cifrado en los backups que salen del PC.
• Prueba de restore trimestral documentada.
• Conservación: al menos 14 días de backups diarios + 12 meses de backups mensuales.

Con esto, cumples la obligación legal y operativa con holgura.

Conclusión

Los backups en software de facturación no son opcionales: son obligación legal, necesidad operativa y seguro de continuidad. Una microempresa sin backups está a un disco roto de un desastre.

La regla práctica es 3-2-1 (3 copias, 2 medios, 1 fuera). La frecuencia mínima razonable es diaria. Y lo más importante: prueba que tus backups realmente sirven. Sin prueba, no son backups.

Si quieres una solución on-premise con backups automáticos incluidos y configurados, nuestro paquete básico los trae de serie. Lo instalamos en 48 horas y te dejamos el sistema funcionando sin que tengas que ocuparte.

¿Dudas sobre cómo proteger tus datos? Escríbenos.