Factura electrónica a Administración Pública: FACe y Facturae

Si vendes bienes o servicios a un ayuntamiento, una diputación, un ministerio, una consejería autonómica o cualquier organismo público, tienes obligación de emitir tu factura en formato electrónico estructurado: el formato Facturae. Y entregarla a través de la plataforma oficial FACe.

Este artículo explica cómo se hace, qué necesitas y los errores típicos al emitir factura B2G (Business to Government). Para contexto, ten a mano la pillar factura electrónica.

Resumen rápido

• Obligación legal: Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica.
• Formato exigido: Facturae 3.2.2 (XML estructurado y firmado).
• Plataforma de entrega: FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas).
• Quién está obligado: el proveedor que factura a la AAPP.
• Umbral económico orientativo: facturas > 5.000 € sí, < 5.000 € puede haber excepciones según la administración.

La obligación: Ley 25/2013

La Ley 25/2013 establece que las facturas que se emitan a la Administración Pública española deben ser electrónicas en formato estructurado. La idea era doble:

• Modernización de la administración (eliminar papel, agilizar pagos).
• Trazabilidad y reducción del tiempo de pago al proveedor.

A partir de la entrada en vigor (15 de enero de 2015), todas las administraciones implantaron progresivamente el sistema. A día de hoy, prácticamente cualquier factura B2G razonable se hace electrónicamente.

Quién es “Administración Pública” a efectos de la Ley

El ámbito subjetivo de la Ley 25/2013 incluye:

• Administración General del Estado: ministerios y sus organismos.
• Administraciones autonómicas: consejerías, organismos autónomos.
• Entidades locales: ayuntamientos, diputaciones, mancomunidades.
• Universidades públicas y otros organismos públicos.
• Empresas públicas dependientes de las administraciones (con matices).

Si tu cliente es uno de estos, debes facturar electrónicamente.

Umbrales económicos

La Ley contempla una excepción para facturas de pequeño importe:

• Facturas hasta 5.000 € (con IVA incluido): la administración receptora puede eximir, pero no está obligada a aceptarlo.
• Facturas superiores a 5.000 €: factura electrónica obligatoria sin excepción.

En la práctica, la mayoría de administraciones aceptan facturas electrónicas de cualquier importe, y muchas exigen siempre formato electrónico (incluso por debajo de 5.000 €). Asume que si trabajas con sector público, vas a emitir Facturae siempre.

El formato: Facturae 3.2.2

Facturae es un formato XML estructurado definido por el Gobierno español. Su versión actual es la 3.2.2 (publicada en 2017).

Características:

• XML con esquema oficial.
• Firma electrónica XAdES embebida.
• Validable automáticamente: si los campos no están bien, el receptor lo detecta.

No tienes que generar Facturae a mano: tu software lo hace si está adaptado. Detalle en Facturae: el formato XML español.

La plataforma FACe

FACe es el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración del Estado y de la mayoría de comunidades autónomas y entidades locales (algunas grandes ciudades tienen su propio punto de entrada).

Cómo funciona:

1. Generas la factura Facturae con tu software.
2. Te conectas a FACe (web o vía API si tu software tiene integración).
3. Subes la factura indicando el organismo destinatario.
4. FACe valida el formato y la firma.
5. FACe entrega la factura a la administración receptora.
6. Recibes confirmación de entrega y, posteriormente, de aceptación o rechazo por la administración.

Identificación del destinatario en FACe

Cada organismo público tiene una codificación específica con tres elementos:

• Oficina contable: el área administrativa que registra la factura.
• Órgano gestor: el departamento que solicita el bien/servicio.
• Unidad tramitadora: la unidad concreta que tramita.

El organismo destinatario debe darte estos códigos al hacer el pedido. Sin ellos, no puedes emitir bien la factura.

Estados de una factura en FACe

Una vez entregada, la factura pasa por varios estados:

• Recibida en FACe: el sistema la ha aceptado formalmente.
• Registrada por la administración: la AAPP la ha incorporado a su sistema.
• Aceptada: validada operativamente, lista para tramitación.
• Pagada: se ha realizado el pago.
• Rechazada: hay errores y debes corregir + reenviar.

Puedes seguir el estado en la web de FACe o desde tu software si tiene integración.

Cómo registrarse en FACe

Si vas a facturar por primera vez a una administración, lo primero es registrarte en FACe como proveedor:

1. Entra en face.gob.es → “Proveedor”.
2. Identifícate con certificado digital (FNMT, DNI electrónico, Cl@ve…).
3. Rellena los datos de tu empresa o persona física.
4. Confirma el alta.

El registro es gratuito y se hace una sola vez. A partir de ahí, puedes subir facturas.

Cómo enviar una factura a FACe (paso a paso)

Opción A — A través de la web de FACe

1. Tu software genera el fichero Facturae (.xsig).
2. Entras en FACe → “Subir factura”.
3. Adjuntas el fichero.
4. Indicas oficina contable, órgano gestor, unidad tramitadora.
5. Confirmas.

Tiempo: 5-10 minutos por factura.

Opción B — Integración directa desde tu software

Algunos software de facturación tienen integración con FACe a través de su API (servicios web). Esto permite:

• Subir facturas directamente desde tu sistema sin entrar en la web de FACe.
• Consultar el estado de tus facturas.
• Recibir notificaciones automáticas.

Productos como Holded, Quipu, Odoo (con módulo específico), Sage y otros lo soportan.

Tiempo: prácticamente cero (un click).

Errores frecuentes con facturas a AAPP

”Voy a emitir factura PDF como siempre”

No es válido. La Ley 25/2013 obliga a Facturae estructurado. Un PDF sin XML embebido no cumple.

”El ayuntamiento me dice que les mande la factura por email”

Si te piden eso, indícales que tienes que subirla a FACe. Algunos ayuntamientos pequeños son menos rigurosos, pero el procedimiento legal es FACe (o el punto general de entrada propio si la administración tiene uno alternativo).

”No tengo los códigos de oficina/órgano/unidad”

Pídeselos al gestor del organismo. Sin ellos, no puedes emitir bien la factura. Si te dan códigos antiguos o erróneos, FACe rechaza al subir.

”Mi software genera Facturae 3.0, voy a usarlo”

No. La versión vigente es 3.2.2. Versiones anteriores son rechazadas. Actualiza tu software.

”Como es factura a administración, no necesita Verifactu”

Falso. Verifactu se aplica a todas las facturas emitidas en territorio común. Una factura a administración debe ser Facturae (formato) y registrada en Verifactu (control). Tu software hace ambas cosas en el mismo flujo.

”Como se rechazó la factura, no hay obligación de pago”

Cierto: una factura rechazada en FACe no se considera entregada y el plazo de pago no corre. Por eso es crítico corregir y reenviar rápidamente.

Cuánto tarda en pagarse una factura a AAPP

La normativa establece plazos legales:

• 30 días desde la fecha de entrada de la factura en el sistema (FACe).
• Si pasa el plazo sin pago, intereses de demora automáticos.
• En caso extremo: posibilidad de exigir el pago judicialmente.

En la práctica, plazos pueden ser más largos. La Ley 11/2013 contra la morosidad y los reglamentos posteriores intentan acortar tiempos, pero la realidad varía mucho según administración.

Para autónomos y microempresas, vender a AAPP puede ser interesante por volumen pero requiere caja para aguantar los plazos de cobro.

Casos prácticos

Caso 1 — Pequeño consultor que factura puntualmente a un ayuntamiento

Volumen: 1-3 facturas al año a un ayuntamiento concreto.

Recomendación: software con generación de Facturae básica (Quipu, FacturaDirecta, paquete básico). Subes manualmente a FACe.

Caso 2 — Empresa que vende regularmente a varias administraciones

Volumen: 20+ facturas al mes a distintas AAPP.

Recomendación: software con integración FACe vía API para automatizar el flujo. Holded, Odoo, Sage 50/200.

Caso 3 — Empresa que solo factura ocasionalmente a sector público

Volumen: 1-5 facturas al año.

Recomendación: cualquier software con Facturae básica. Subes manualmente a FACe en los pocos casos que lo necesites.

Conclusión

Facturar a Administración Pública en España es factura electrónica obligatoria en formato Facturae a través de FACe, con muy pocas excepciones en la práctica. El proceso es manejable: software que genere Facturae + alta en FACe + códigos del destinatario + subida.

Lo crítico: que tu software esté adaptado. Si solo generas PDF, no puedes facturar a sector público. Cualquier producto serio español lo soporta a 2026.

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