Factura simplificada vs ordinaria: diferencias y cuándo usar cada una

Si tu negocio mezcla ventas a particulares (con ticket) y a empresas (con factura completa), o si simplemente nunca tuviste claro cuándo basta un ticket y cuándo no, este artículo te aclara las diferencias normativas y operativas.

Para contexto general sobre obligaciones de facturación, ten a mano la pillar factura electrónica y nuestra pillar Verifactu.

Resumen rápido

Aspecto	Factura simplificada	Factura ordinaria
Coloquialmente	”Ticket"	"Factura”
NIF del cliente	No obligatorio	Obligatorio
Datos del cliente	Solo a petición	Completos
Desglose IVA	Importe IVA incluido (no necesariamente desglosado)	Base imponible + IVA desglosado
Límite importe	400 € general (3.000 € sectores)	Sin límite
Cliente puede deducir IVA	Solo con NIF añadido	Sí
Sujeta a Verifactu	Sí	Sí

La factura simplificada en detalle

Qué es

Es la versión “reducida” de la factura, regulada por el Reglamento de Facturación (RD 1619/2012). Lo que coloquialmente llamamos “ticket” en una tienda, restaurante, taxi o peluquería es una factura simplificada.

Datos obligatorios

Una simplificada debe incluir como mínimo:

• Número y serie (correlativos).
• Fecha de expedición.
• NIF del emisor.
• Razón social del emisor (o nombre y apellidos).
• Tipo de operación y concepto (puede ser breve).
• Tipo o tipos de IVA aplicados.
• Contraprestación total (precio final, IVA incluido).

Datos NO obligatorios

A diferencia de la ordinaria, la simplificada no requiere:

• NIF del cliente.
• Razón social del cliente.
• Domicilio del cliente.
• Desglose detallado de base imponible + cuota de IVA por separado (pero algunos software lo incluyen para mayor claridad).

Cuándo se puede emitir

Según el reglamento:

• Hasta 400 € (IVA incluido) en cualquier sector.
• Hasta 3.000 € (IVA incluido) en sectores específicos:
  • Ventas al por menor (comercio).
  • Hostelería y restauración.
  • Transporte de viajeros (taxis, autobuses urbanos).
  • Aparcamientos.
  • Servicios de peluquería y belleza.
  • Algunos otros sectores listados en el reglamento.

Por encima del límite, debes emitir factura ordinaria.

La factura ordinaria en detalle

Qué es

Es la factura “completa” tradicional. Documenta una operación con todos los datos identificativos del emisor y del receptor.

Datos obligatorios

• Número y serie correlativos.
• Fecha de expedición y fecha de operación (si distintas).
• NIF y razón social del emisor.
• NIF y razón social del receptor.
• Domicilio de ambas partes (al menos dirección fiscal).
• Concepto detallado de la operación.
• Base imponible desglosada por tipo de IVA.
• Tipo y cuota de IVA desglosados.
• Importe total.

Si aplica:

• Retención de IRPF (si es factura B2B profesional).
• IVA inverso (en operaciones específicas).
• Mención legal correspondiente (operación intracomunitaria, exportación, etc.).

Cuándo se debe emitir

• Operaciones B2B (a otra empresa o autónomo): siempre factura ordinaria, independientemente del importe.
• Operaciones B2C de importe alto: cuando supera el límite de la simplificada.
• A petición del cliente: si un cliente final pide factura ordinaria, debes emitirla aunque la operación entre en el rango de simplificada.
• Operaciones intracomunitarias: con NIF VIES del receptor, ordinaria.
• Operaciones de exportación: ordinaria.

Casos prácticos

Caso 1 — Comercio minorista de ropa

Vendes una camiseta de 25 € a un cliente particular.

Documento: factura simplificada (ticket). Importe muy por debajo del límite de 400 €. El cliente no necesita factura ordinaria salvo que la pida.

Caso 2 — Restaurante con grupo de empresa

Una empresa cena con clientes en tu restaurante. Total: 350 €. Te piden factura para deducir IVA y gasto.

Documento: factura ordinaria. Aunque el importe entra en el rango de simplificada (3.000 € en hostelería), cuando el cliente la pide para deducir IVA, debes emitir ordinaria con su NIF.

Caso 3 — Peluquería con cliente normal

Cliente paga 35 € por corte y peinado. No pide factura especial.

Documento: factura simplificada (ticket). Caso estándar de B2C.

Caso 4 — Peluquería con cliente que es autónomo

Mismo importe, pero el cliente es autónomo y quiere deducir el gasto en su contabilidad.

Documento: factura ordinaria con NIF del cliente. Le sirve para deducir.

Caso 5 — Tienda online

Una tienda online vende productos de 80 € a 600 €. Algunos clientes son particulares, otros empresas con NIF.

Documento: depende del cliente:

• Particular sin NIF: simplificada (ticket digital).
• Empresa con NIF: ordinaria.

Tu software debería permitir elegir el tipo según el cliente o automatizarlo.

Caso 6 — Taxi

Carrera de 35 €. Cliente pide ticket.

Documento: factura simplificada. Sector autorizado a hasta 3.000 €.

Si el cliente pide factura ordinaria con su NIF para gasto profesional, debes emitirla.

Tickets electrónicos vs en papel

A partir de Verifactu, los tickets pueden ser:

• En papel: impresos por el TPV. Llevan QR impreso.
• Digitales: enviados por email, SMS o vía app. Mismos requisitos de QR y registro.
• Mixtos: el cliente puede pedir el formato.

Algunos comercios están migrando al ticket digital obligatorio (medioambiental, simplificación). El requisito Verifactu es el mismo en ambos casos.

El cliente puede pedir factura ordinaria

Una característica importante: el cliente que recibió un ticket simplificado puede pedir posteriormente factura ordinaria si la necesita (por ejemplo, para deducir IVA en su empresa).

Plazos:

• Hasta 4 años desde la emisión del ticket.
• El cliente debe identificarse con su NIF.

El emisor está obligado a expedir la ordinaria. Esto se hace típicamente como una “rectificativa” del ticket original o como una factura ordinaria nueva referenciada al ticket.

Tu software debería gestionar este caso: dado un ticket emitido, generar factura ordinaria asociada cuando el cliente la pida.

Verifactu y tickets

Una pregunta frecuente: ¿los tickets también tienen que cumplir Verifactu?.

Sí. La factura simplificada es un tipo de factura y está sujeta al RD 1007/2023. Tu TPV o software debe:

• Registrar cada ticket en el libro con hash encadenado.
• Generar QR en el ticket.
• Enviar a la AEAT en modo Verifactu o conservar firmado.

Esto significa que los TPVs antiguos que no estén adaptados al RD 1007/2023 no son válidos a partir de tu fecha de obligatoriedad. Más detalle en requisitos del software de facturación.

Errores frecuentes

”Como es B2C, no tengo que registrar nada”

Falso. Toda factura (incluido ticket simplificado) se registra en Verifactu.

”Si emito por debajo de 400 €, siempre puedo usar simplificada”

Cierto en general, pero hay excepciones:

• Si el cliente la pide ordinaria para deducir IVA, debes emitirla.
• Si la operación es B2B, siempre ordinaria, sin importar el importe.

”El sector hostelería puede usar simplificada hasta 3.000 € siempre”

Cierto en general, pero igualmente, si el cliente la pide ordinaria para deducir IVA, hay que emitirla.

”El ticket no necesita ser factura legal”

Falso. El ticket es factura simplificada y tiene plena validez fiscal. Sus requisitos son menores pero existen.

”Si superas 400 €, puedes seguir con ticket si todos son particulares”

Falso. Por encima del límite (400 € general o 3.000 € sectores), hay que emitir factura ordinaria, aunque el cliente sea particular.

Cómo lo gestiona un software moderno

Un software conforme a Verifactu (POS o ERP) gestiona automáticamente la diferencia:

• Si el cliente no tiene NIF asociado: simplificada.
• Si el cliente tiene NIF: ordinaria.
• Si la operación supera el límite: fuerza ordinaria.
• Si el cliente pide ordinaria a posteriori: genera factura ordinaria asociada al ticket original.

Productos como Odoo POS (módulo de punto de venta de Odoo, parte de la base de nuestro paquete básico), Holded POS y similares lo hacen sin esfuerzo.

Conclusión

La factura simplificada y la ordinaria son dos formas de documentar operaciones distintas. Simplificada para B2C de bajo importe, ordinaria para B2B o cuando el cliente la pide. Ambas están sujetas a Verifactu y deben generarse con software conforme.

Lo importante: conocer los límites para no quedarte corto (emitir simplificada cuando deberías emitir ordinaria) ni exagerar (pedir NIF a clientes finales que no lo necesitan).

Si tu negocio mezcla los dos tipos y quieres una solución que los gestione automáticamente con Verifactu de serie, nuestro paquete básico cubre ambos. Pregúntanos si tu casuística es específica.