¿Estoy obligado a llevar libro registro de facturas siendo autónomo?

Sí, si estás dado de alta en estimación directa con actividad sujeta a IVA. La obligación está en el Reglamento del IVA y en el RD 1007/2023. El libro debe contener todas las facturas emitidas y recibidas, conservarse durante el plazo de prescripción tributaria (4 años) y estar disponible para la AEAT a requerimiento.

¿El libro registro es lo mismo que el libro de Verifactu?

No exactamente. El libro registro de IVA tradicional es un concepto fiscal previo. El libro de Verifactu (RD 1007/2023) es el registro firmado con hashes que recoge todas las facturas emitidas. En la práctica, un software conforme a Verifactu suele cubrir ambos requisitos en un mismo sistema.

¿Qué pasa si no llevo libro registro?

Es infracción según la Ley General Tributaria. La AEAT puede sancionar y, además, en una inspección no podrás demostrar la coherencia de tus declaraciones. La sanción mínima por incumplimiento de obligación contable es de 150 €, pero puede crecer si afecta a la liquidación del impuesto.

¿Puedo llevar el libro en papel?

Técnicamente sí (por ahora, en algunos casos), pero a partir de Verifactu el libro de facturas emitidas debe estar en software conforme. Para autónomos en estimación directa con plazo enero 2027, el libro en papel/Excel deja de ser viable. Conviene migrar a software adaptado cuanto antes.

¿Hay que comunicar el libro a la AEAT periódicamente?

En modo Verifactu, sí: cada factura se envía a la AEAT en tiempo real. En modo no-Verifactu, no se comunica salvo que la AEAT lo requiera. La AEAT puede pedirte el libro completo en cualquier momento dentro del plazo de prescripción (4 años).

Libro registro de facturas para autónomos: qué es y cómo llevarlo

Si eres autónomo en estimación directa con actividad sujeta a IVA, tienes obligación de llevar un libro registro de tus facturas emitidas y recibidas. Esta obligación, junto con la del modelo 303 trimestral, es uno de los pilares de la fiscalidad del autónomo.

Este artículo te explica qué exige la normativa, qué información debe contener el libro y cómo se gestiona en la práctica con software moderno. Para contexto general, ten a mano la pillar paquete básico y nuestro artículo sobre cómo calcular el IVA trimestral.

Qué es el libro registro de facturas

Es un registro contable obligatorio donde se anota cada factura emitida y cada factura recibida en el ejercicio de la actividad económica, con datos suficientes para reconstruir la actividad fiscal.

Está regulado por el Reglamento del IVA (RD 1624/1992) y, desde 2024, por el RD 1007/2023 (Verifactu).

En la práctica, hablamos de dos libros:

Libro de facturas emitidas: todas las facturas que tú emites a tus clientes.
Libro de facturas recibidas: todas las facturas que recibes de tus proveedores.

A los que se suman, según tu actividad:

Libro de bienes de inversión (si haces compras de inmovilizado).
Libro de operaciones intracomunitarias (si tienes operaciones con UE).

Datos del libro de facturas emitidas

Para cada factura, el libro debe contener:

Número y serie correlativos.
Fecha de emisión y fecha de operación (si distintas).
NIF y nombre del cliente (en facturas ordinarias).
Tipo de operación: general, exenta, intracomunitaria, exportación, IVA inverso…
Base imponible total.
Tipo de IVA aplicado.
Cuota de IVA repercutida.
Total de la factura.
Si aplica: retención IRPF y cuota.

A esto, en Verifactu, se suma:

Hash del registro.
Hash del registro anterior (cadena).
Identificador único del registro.
Marca temporal.

Datos del libro de facturas recibidas

Similar al de emitidas, pero del lado del que recibe:

Número de factura del proveedor.
Fecha de recepción y fecha de la factura.
NIF y nombre del proveedor.
Concepto o tipo de gasto.
Base imponible, IVA soportado.
Si la operación es deducible y en qué porcentaje.

Conservación: 4 años (mínimo)

La normativa fiscal española obliga a conservar:

El libro registro de facturas (emitidas y recibidas).
Las facturas físicas o electrónicas (emitidas y recibidas).
La documentación justificativa de cualquier operación.

Durante el plazo de prescripción tributaria (general 4 años), aunque puede extenderse en casos específicos.

A partir de Verifactu, el libro firmado con hashes debe poder entregarse a la AEAT en formato exportable definido en las órdenes ministeriales complementarias.

Cómo se llevaba antes (y por qué eso cambia)

Tradicionalmente, los autónomos llevaban el libro de varias formas:

En papel con un cuaderno o registro físico.
En Excel con una hoja por trimestre.
En software contable (Contasol, ContaPlus, etc.).
En programas de facturación que llevaban un libro interno.

A partir de Verifactu (sociedades 2026, autónomos 2027), las opciones de papel y Excel quedan obsoletas para el libro de facturas emitidas: el libro debe llevarse en software conforme con el RD 1007/2023, que genere hashes encadenados.

El libro de facturas recibidas mantiene flexibilidad: no está sujeto a Verifactu de la misma forma (el control es del emisor, no del receptor). Pero llevarlo en software es lo razonable para coherencia.

Verifactu y el libro electrónico de facturas emitidas

A partir de tu fecha de obligatoriedad:

Cada factura emitida se anota automáticamente en el libro de Verifactu.
El libro tiene hash encadenado, QR asociado a cada factura y trazabilidad completa.
El libro debe poder exportarse a la AEAT en formato definido si te lo requieren.
En modo Verifactu, además, el libro se transmite en tiempo real factura a factura.

Tu software debería ofrecer una vista del libro en formato amigable (lista de facturas con todos los campos) y permitir exportarlo a formato AEAT.

Cómo lleva el libro un software conforme

En un producto adaptado (Odoo, Holded, Quipu, FacturaDirecta, Sage, etc.):

Emites una factura en el flujo normal.
El software registra automáticamente la factura en el libro con todos los campos.
Calcula el hash y lo encadena al anterior.
Genera QR en la factura impresa.
Envía a la AEAT (modo Verifactu) o conserva firmada (modo no-Verifactu).
Mantiene la trazabilidad completa, accesible para ti en cualquier momento.

Tú no haces nada manual. El libro se construye solo a partir de las facturas que vas emitiendo.

El libro de facturas recibidas

Para el libro de facturas recibidas:

Cuando recibes una factura de proveedor, la introduces en el sistema (manualmente o vía OCR/escaneo).
El software registra los datos en el libro de recibidas.
Calcula el IVA deducible según la naturaleza del gasto.
Asocia la factura al gasto contable correspondiente.

Si recibes muchas facturas, sistemas con OCR (lectura automática de PDF) ahorran horas. Holded, Quipu y Odoo (con módulos específicos) lo soportan.

Errores frecuentes con el libro registro

”Lo llevo en Excel y nunca he tenido problemas”

Hasta tu fecha de Verifactu, válido. Después: tu Excel no genera hashes encadenados ni QR. No cumple. Migra antes de la fecha.

”Solo apunto las facturas grandes, las pequeñas no las llevo al libro”

Falso. Todas las facturas emitidas y recibidas deben estar en el libro. Sin excepciones por importe.

”Mi gestor me lleva el libro”

Tu gestor lleva la contabilidad fiscal y presenta tus modelos. El libro registro es operativo y se construye en el momento de emitir/recibir cada factura. Si tu gestor lo recopila al final del trimestre desde un Excel tuyo, está reconstruyendo. La AEAT puede pedirte el libro al momento, y tener que reconstruirlo es problema.

”Borro las facturas del año pasado para hacer sitio”

Prohibido. Conservación obligatoria 4 años mínimo.

”No anoto los tickets pequeños porque son irrelevantes”

Falso. Todo gasto deducible debe tener factura formal y estar en el libro. Tickets sin factura formal no son deducibles para IVA, pero si tienes factura, va al libro.

Cómo lo gestiona MicroFactu

En nuestro paquete básico basado en Odoo:

El libro de facturas emitidas se construye automáticamente con cada factura emitida.
Verifactu añade el hash encadenado y el QR de serie.
El libro de facturas recibidas se rellena al introducir gastos.
La vista de “libro registro” está accesible desde el menú de contabilidad.
La exportación a formato AEAT se hace en un click cuando lo solicita la inspección.

Para una autónoma o microempresa típica, el sistema lleva el libro sin que tengas que ocuparte: tu trabajo es emitir facturas e introducir gastos como siempre.

Conclusión

El libro registro de facturas es obligación legal para autónomos en estimación directa con actividad sujeta a IVA. Debe contener datos completos de cada factura emitida y recibida, conservarse 4 años y estar disponible a requerimiento de la AEAT.

A partir de Verifactu, el libro de facturas emitidas debe llevarse en software conforme con el RD 1007/2023 (hashes encadenados + QR). Excel y papel no valen para ese libro.

Lo bueno: un software adecuado lleva el libro automáticamente. Tu trabajo es emitir facturas e introducir gastos; el sistema construye el libro solo.

Si quieres una solución que cumpla todo esto desde el primer día, mira nuestro paquete básico. Lo instalamos en 48 horas con Verifactu y libros listos.

¿Tienes dudas sobre cómo afecta esto a tu caso? Pregúntanos.