He perdido mi libro registro de facturas: qué hacer

Es la pesadilla del autónomo: tu disco se rompe, te roban el portátil, el software se corrompe, o un usuario borra archivos por error. Has perdido el libro registro de facturas. ¿Qué pasa ahora? ¿Es ilegal? ¿Cómo lo soluciono?

Este artículo te guía por la respuesta, paso a paso. Para contexto, ten a mano la pillar paquete básico y nuestro artículo sobre copias de seguridad de software de facturación.

Resumen rápido

• Pérdida accidental no es delito, pero hay obligación legal de conservar el libro 4 años.
• Documenta la causa de la pérdida (informe técnico, denuncia, registro del incidente).
• Reconstruye lo posible desde fuentes alternativas (PDFs enviados a clientes, emails).
• Implanta backup robusto para evitar repetición.
• Comunica si te lo piden en inspección, no proactivamente.

Paso 1 — Documenta la pérdida

Antes de hacer nada, documenta qué ha pasado. Esto es crítico si llega una inspección y te piden el libro.

Si fue avería técnica

• Lleva el disco/PC a un técnico.
• Pide informe escrito que certifique la avería y la imposibilidad de recuperar datos.
• Conserva el informe.

Si fue robo

• Denuncia ante policía o Guardia Civil.
• Conserva la copia de la denuncia.
• Si fue sustracción del local, pídela detallada: qué se llevaron, cuándo, dónde.

Si fue error humano (borrado por usuario, software corrupto)

• Documenta cuándo ocurrió.
• Si tienes logs del software (Odoo, Holded, otros guardan logs), guárdalos.
• Si es problema del proveedor del software, pide certificación del incidente.

Si fue hackeo o ransomware

• Denuncia ante autoridades (Grupo Delitos Telemáticos de Policía o Guardia Civil).
• Conserva pruebas de lo que pasó.

Paso 2 — Recupera lo que puedas

Antes de dar todo por perdido:

De backups locales

¿Tenías algún backup? Disco USB, NAS, cloud personal… Si tienes copias antiguas (aunque no sean del último día), te ahorran trabajo.

De backups del proveedor

Si usabas SaaS (Holded, Quipu, Anfix…), el proveedor tiene backups por su cuenta. Contacta con su soporte: pueden restaurar el estado a fecha reciente.

De recuperación profesional de datos

Para discos físicos rotos, hay empresas especializadas (Ontrack, Recovery Labs) que recuperan datos de discos dañados. Coste alto (300-2.000 €) pero suelen tener éxito.

Paso 3 — Reconstruye desde fuentes alternativas

Lo que no puedas recuperar técnicamente, lo reconstruyes desde:

Facturas enviadas a clientes

Si enviaste facturas por email, busca en tus enviados:

• Cliente, fecha, importe.
• PDF de la factura adjunta.

Cada factura recuperada es un registro reconstruido.

Movimientos bancarios

Tus extractos bancarios muestran cobros con concepto. Cruzando con facturas, puedes identificar qué falta.

Sistema del cliente B2B (cuando tengan tus facturas)

Tus clientes empresa tienen tus facturas en su sistema. Pídeles copia. Es legítimo y ayuda a reconstruir.

Modelos tributarios anteriores

Tus modelos 303 y 130 trimestrales presentados muestran totales por trimestre. No reconstruyen factura a factura pero confirman volúmenes.

SII si tu cliente está en SII

Si vendiste a empresas en régimen SII, ellos enviaron información sobre tus facturas a la AEAT. La AEAT puede tener registros indirectos.

Paso 4 — Reconstruye el libro

Con las facturas recuperadas:

1. Crea una hoja Excel con todos los registros recuperados.
2. Rellena campos: número, fecha, cliente, NIF, base, IVA, total, tipo operación.
3. Anota que es libro reconstruido tras incidente, indicando fecha y motivo.
4. Si tu software lo permite, importa al sistema nuevo los registros.

Importante: la cadena de hashes Verifactu original no se reconstruye. Los nuevos registros tendrán hashes nuevos. Documentar esto.

Paso 5 — Implanta backup robusto

Para que no vuelva a pasar:

Backup automático diario

Tu software debe hacer backup completo cada noche. Verifica que está configurado.

Almacenamiento externo

Una copia debe ir fuera del PC original (USB externo, NAS, cloud cifrado).

Regla 3-2-1

• 3 copias.
• 2 medios distintos.
• 1 fuera del sitio físico.

Para autónomo individual: 1 copia local + 1 USB externo (cambias semanal) + 1 cloud personal (Mega, Drive, Dropbox cifrado).

Test de restauración

Cada 3 meses, intenta restaurar desde un backup en entorno de pruebas. Verifica que el backup funciona realmente. Sin test, no es backup, es esperanza.

Detalle en copias de seguridad en software de facturación.

Paso 6 — Comunica al cliente

Si la pérdida afectó facturas de clientes que aún no habían cobrado o pagado:

• Avisa por email del incidente.
• Reemite las facturas necesarias (con la documentación de la reconstrucción).
• Si se cobraron, asegúrate de que figuran como tales en tu nuevo sistema.

Para clientes B2B, conserva su factura para sus libros (no es problema tuyo si tú perdiste tu copia, ellos tienen la suya).

Paso 7 — Si llega inspección

Si la AEAT te requiere el libro y descubre la pérdida:

1. Presenta la documentación de la pérdida (informe técnico, denuncia, etc.).
2. Presenta la reconstrucción que has hecho.
3. Reconoce la incidencia: no intentes ocultar.

La AEAT valora la buena fe y la diligencia posterior. Si tienes documentación clara y reconstrucción ordenada, las sanciones suelen ser:

• Sanción mínima por pérdida del libro (150-600 €).
• No suele haber sanción agravada si actuaste de buena fe.

Sin documentación de la causa, la AEAT puede sospechar manipulación deliberada y aplicar sanciones más graves.

Errores frecuentes

”No tenía backup, pero está bien, no pasa nada”

Sí pasa. Tienes obligación legal de conservar el libro 4 años. Sin backup ni reconstrucción, en una inspección puede haber sanción significativa.

”Voy a reconstruir y aparentar que nunca pasó nada”

Mala idea. La cadena de hashes Verifactu rota es detectable. Mejor documentar y reconstruir transparentemente.

”Inicio de cero, lo del pasado se queda perdido”

No puedes hacerlo si la AEAT pide datos de los últimos 4 años. Conserva al menos PDFs y documentos de respaldo.

”Confío en que mi proveedor SaaS lo tiene todo”

Verifica. Pide al proveedor confirmación expresa de que pueden restaurar a fecha X. No asumas.

Conclusión

Perder el libro registro de facturas es problema serio pero solucionable. Lo crítico: documentar la causa, reconstruir lo posible desde fuentes alternativas, e implantar backup robusto para evitar repetición.

La AEAT acepta pérdidas accidentales documentadas. Lo que no acepta es pérdidas sospechosas sin justificación.

Para una solución que incluya backup automático diario por defecto y reduzca el riesgo de pérdida total, mira nuestro paquete básico. Cuéntanos tu situación si necesitas orientación específica.