Registro horario obligatorio: qué exige el RD-ley 8/2019
Registro horario obligatorio según el RD-ley 8/2019: a quién aplica, qué hay que registrar, cómo, durante cuánto tiempo y qué pasa si no cumples.
Registro horario obligatorio: qué exige el RD-ley 8/2019
Desde mayo de 2019, todas las empresas en España están obligadas a llevar un registro horario diario de sus trabajadores. Lo establece el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo. La medida nació para combatir las horas extraordinarias no pagadas y, de paso, mejorar la trazabilidad laboral.
Este artículo explica qué exige exactamente la normativa, a quién aplica, cómo cumplir y qué pasa si no lo haces. Para contexto, ten a mano nuestra pillar paquete plus (que incluye el módulo de fichaje en Odoo).
Resumen ejecutivo
- A quién aplica: a todas las empresas con al menos un trabajador por cuenta ajena (empleado).
- Qué exige: registro diario de la jornada (hora de inicio y fin) de cada trabajador.
- Cómo: cualquier sistema que sea fiable, no manipulable y auditable.
- Conservación: 4 años.
- Si no cumples: infracción grave, sanción de 751 € a 7.500 € por trabajador.
Qué dice exactamente el RD-ley 8/2019
El RD-ley 8/2019 modifica el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores para añadir esta obligación:
“La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora.”
Y añade:
“Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro.”
Es decir: la ley exige el registro pero deja libertad para decidir el método, siempre que sea fiable.
A quién aplica
Aplica si…
- Eres una empresa, autónomo o entidad que tiene al menos un trabajador por cuenta ajena contratado, sea fijo, temporal, a jornada completa o parcial.
- Tu trabajador presta servicios físicamente en tu empresa, en casa del cliente, en remoto, en cualquier modalidad.
No aplica si…
- Eres autónomo individual sin empleados. La obligación es para los trabajadores por cuenta ajena, no para ti.
- Trabajas con otros autónomos que te facturan servicios. Ellos no son tus trabajadores; son proveedores.
- Tu empresa está inactiva sin trabajadores actuales.
Casos específicos
- Trabajadores con relaciones especiales (alta dirección, deportistas…): aplica con matices según convenio.
- Becarios: si su relación es laboral o de prácticas reguladas, hay registro de horas (con normativa específica para prácticas).
- Familiares colaboradores: si están dados de alta como trabajadores, aplica registro.
Qué hay que registrar exactamente
La obligación mínima es:
- Hora de inicio de la jornada laboral diaria.
- Hora de finalización de la jornada.
- Identificación del trabajador.
- Fecha del registro.
Lo que no es estrictamente obligatorio pero recomendable:
- Pausas internas (comidas, descansos). No obligatorio registrarlas, pero hacerlo da más solidez al registro.
- Categoría o tipo de jornada.
- Localización (en sistemas de geolocalización).
Cómo hacer el registro
La normativa no impone un sistema concreto. Vale cualquiera que sea fiable, no manipulable y auditable:
Sistemas válidos
- Tarjeta + lector (sistemas tradicionales de fichaje físico).
- Huella dactilar (con cumplimiento RGPD: debe ser proporcional y consentido).
- Reconocimiento facial (con las mismas precauciones RGPD).
- App móvil con geolocalización (común en teletrabajo y servicios externos).
- Web/portal donde el trabajador ficha al inicio y fin.
- Excel/papel firmado (válido pero menos auditable).
Lo importante: que el sistema deje trazabilidad clara y que el trabajador no pueda modificar registros pasados unilateralmente.
Aspectos del RGPD
Si usas datos biométricos (huella, reconocimiento facial), tienes obligaciones reforzadas RGPD:
- Información clara al trabajador.
- Consentimiento explícito (en algunos casos).
- Análisis de proporcionalidad: ¿hay alternativa menos invasiva?
Para una microempresa, alternativas como app móvil, web o tarjeta evitan el debate biométrico.
Conservación: 4 años
Los registros tienen que conservarse durante 4 años y estar disponibles para:
- El propio trabajador (puede solicitar su registro).
- Los representantes legales de los trabajadores.
- La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) en una inspección.
Sin acceso a 4 años de registros, la ITSS lo considera incumplimiento equivalente a no llevar registro.
Sanciones por no cumplir
Las sanciones están en la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social (LISOS):
| Categoría | Cuantía orientativa |
|---|---|
| Leve (incumplimiento formal menor) | Hasta 750 € |
| Grave (no llevar registro o llevarlo de forma deficiente) | 751 € a 7.500 € por trabajador y mes |
| Muy grave (registro fraudulento) | Cuantías superiores |
Las sanciones se calculan por trabajador. Si tienes 5 empleados sin registro, la sanción se multiplica.
Casos reales conocidos: empresas con varios trabajadores sin registro han recibido sanciones acumuladas de decenas de miles de euros en una sola inspección.
Quién supervisa
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) es la encargada de verificar el cumplimiento. Sus inspectores pueden:
- Visitar tu empresa sin previo aviso.
- Requerir los registros de horario.
- Entrevistar a trabajadores para verificar que el registro coincide con la realidad.
- Imponer sanciones si detectan incumplimientos.
Las inspecciones suelen ser puntuales (denuncia anónima, sector con vigilancia activa) o sistémicas (campañas en sectores concretos: hostelería, construcción, comercio).
Cómo cumplir siendo microempresa
Si tienes 1-5 empleados y quieres cumplir sin complicarte la vida:
Opción 1: app móvil de fichaje
Hay apps gratuitas y de pago (Sesame HR, Bizneo, Personio…) que permiten al trabajador fichar desde el móvil. Suelen incluir geolocalización opcional, gestión de turnos, ausencias. Coste: 5-15 €/trabajador/mes.
Opción 2: módulo en tu ERP/software
Si ya usas un ERP (Odoo, Sage Despachos, Holded…), suelen tener módulo de fichaje integrado. Ventaja: todo en el mismo sistema (registro horario + nóminas + RRHH).
Opción 3: web simple
Una web interna con login donde el trabajador marca inicio y fin de jornada. Es lo mínimo viable: barato y suficiente.
Opción 4: hoja de Excel firmada
Sigue siendo válido. El trabajador rellena su hoja y al final del mes la firma. Conviene complementarlo con algo más auditable, pero como mínimo cumple si se hace consistentemente.
El módulo de fichaje en Odoo (paquete Plus de MicroFactu)
Por transparencia, así lo hemos implementado en nuestro paquete plus:
- Módulo
hr_attendancede Odoo 17 Community (oficial, gratuito). - Cada empleado ficha al iniciar y terminar la jornada desde el navegador o desde un kiosk con PIN.
- Los registros se guardan en la base de datos local de Odoo, con timestamp inmutable.
- Acceso por empleado para consultar sus propias horas.
- Exportación en formato auditado para una inspección de la ITSS.
- Backup automático diario incluido.
Para una microempresa de 1-5 empleados, este módulo cubre con holgura los requisitos del RD-ley 8/2019. No es la única opción, pero es completamente válida.
Errores frecuentes en el registro horario
1. “Como soy autónomo, no me aplica”
Si eres autónomo SIN empleados, correcto. Si tienes al menos un empleado, aplica.
2. “Lo lleva mi gestoría”
Tu gestoría puede llevar las nóminas, pero el registro de jornada lo lleva la empresa (tú). La gestoría no puede llevarlo: el registro es diario y operativo.
3. “Excel pintado al final del mes”
Si rellenas un Excel con horarios “supuestos” al final del mes, no es registro real. Una inspección de la ITSS lo detecta fácilmente entrevistando a trabajadores. Y la sanción por registro fraudulento es mayor que por no llevarlo.
4. “No lo registro en teletrabajo porque están en casa”
El teletrabajo no exime. Hay que registrar igualmente. Sistemas con app móvil o web son ideales para este caso.
5. “Mis trabajadores tienen confianza, no necesitan fichar”
La confianza no exime de la obligación legal. Y a la hora de una inspección, no hay confianza que valga.
Conclusión
El registro horario es obligatorio para cualquier empresa con empleados desde 2019. La normativa es flexible en los medios (cualquier sistema fiable vale) pero estricta en el resultado: hay que registrar, conservar y poder demostrar.
Para una microempresa, hay opciones desde gratuitas hasta soluciones integradas en ERP. Lo crítico no es elegir el sistema más sofisticado: es hacerlo de forma sistemática y consistente, todos los días, todos los empleados.
Si gestionas o piensas gestionar empleados y quieres una solución integrada con tu facturación y contabilidad, nuestro paquete plus lo incluye de serie.
¿Tienes empleados y dudas sobre cómo cumplir? Escríbenos.