Software de facturación para academias y clases particulares

Si tienes una academia, eres profesor particular autónomo o gestionas una escuela de idiomas en España, la facturación tiene matices: IVA exento para enseñanza reglada, cuotas mensuales recurrentes, facturas a padres por menores de edad, y la llegada de Verifactu en tu fecha. Este artículo te orienta.

Para contexto, ten a mano la pillar paquete básico.

Lo que necesita una academia

A diferencia de un comercio:

• Facturación con IVA exento educativo por defecto.
• Cumplimiento Verifactu.
• Facturación recurrente mensual para cuotas regulares.
• Múltiples alumnos por familia (hermanos en distintos cursos).
• Períodos lectivos con altas y bajas (septiembre, enero, junio).
• Facturas a padres cuando el alumno es menor.
• Idealmente: gestión de matrículas, asistencia, calificaciones.

IVA exento educativo

El artículo 20.Uno.10º LIVA exime de IVA las clases particulares y la enseñanza prestada por entidades educativas autorizadas. Para academias:

• Clases de materias del sistema educativo (matemáticas, lengua, idiomas oficiales, materias universitarias): exento.
• Clases de oposiciones: exento (preparación para acceso a empleo público regulado).
• Idiomas con titulación oficial (B1, B2, certificación Cambridge): exento.
• Clases de ocio o lúdicas sin certificación oficial (manualidades, cocina recreativa, baile sin formación reglada): IVA 21%.
• Material didáctico vendido aparte (libros, cuadernos): IVA aplicable según producto (libros 4%, cuadernos 21%).

La frontera puede ser sutil. Para certeza, consulta a tu asesor.

Verifactu

• Academia SL: enero 2026 (en vigor).
• Profesor autónomo en estimación directa: enero 2027.

Las facturas exentas también van al libro de Verifactu. Detalle en fechas de entrada en vigor de Verifactu.

Facturación recurrente

Una academia típica genera factura mensual a cada alumno con la misma cuota. La función “factura recurrente” del software ahorra horas:

1. Configuras una vez la cuota mensual del alumno.
2. El sistema genera automáticamente la factura cada mes (día configurable).
3. La envía por email al padre/madre o al alumno.
4. Marca como pagada cuando se concilia el cobro (si hay integración bancaria).

Productos como Odoo (con módulo account_recurring_invoices), Holded, Stripe Billing tienen esta función. Algunos software sectoriales educativos lo tienen muy pulido.

Opciones del mercado

Software genérico Verifactu

Holded, Quipu, FacturaDirecta, Anfix, paquete básico: cubren facturación recurrente + IVA exento + Verifactu.

Pros: precio razonable, simple. Contras: sin gestión de matrículas, asistencia, plataforma de aprendizaje.

Coste: 200-1.000 €/año.

Software sectorial educativo

Phidias, Educamos, Alexia, ClassOnLive, ClickEdu: combinan gestión académica (matrículas, asistencia, calificaciones) + facturación.

Pros: ecosistema completo educativo. Contras: precio significativamente mayor (200-1.000 €/mes), curva de aprendizaje.

Coste: 2.400-12.000 €/año.

Casos prácticos

Profesor particular autónomo individual

Volumen: 10-25 alumnos al mes, clases en casa o online.

Recomendación: software genérico (Quipu, FacturaDirecta, paquete básico) con factura recurrente activada.

Coste: 200-500 €/año.

Academia pequeña con 50-100 alumnos y 3-5 profesores

Recomendación: software genérico potente (Holded, Odoo) o sectorial básico.

Coste: 800-2.500 €/año.

Academia mediana con 200+ alumnos y gestión académica completa

Recomendación: software sectorial educativo.

Coste: 3.000-10.000 €/año.

Plantilla típica de factura

Factura 2026/47 - Cuota septiembre 2026
Fecha: 2026-09-01
Cliente: García López, Antonio - NIF 12345678X (padre)

Concepto: Cuota mensual - Inglés B2 - alumno: María García López
Importe: 80 €
IVA: Exento (art. 20.Uno.10º LIVA)
Total: 80 €

Cobro de matrículas y cuotas

Algunas academias cobran:

• Matrícula al inicio del curso (factura única).
• Mensualidades durante el curso lectivo (facturación recurrente).
• Material didáctico opcional (libros, cuadernos, plataforma online).

Tu software debe permitir distinguir estos conceptos por línea, con su IVA correcto en cada caso (matrícula y mensualidades exentas si la enseñanza está reglada; material con IVA según producto).

Errores frecuentes

”Cargo IVA al 21% en mis clases por inercia”

Si tus clases entran en enseñanza reglada o equivalente, son exentas. Cargar IVA es ilegal y obliga a rectificar.

”Mis clases de manualidades llevan IVA pero las de inglés no”

Correcto. Tienes que distinguir en tu software por tipo de clase.

”Facturo a la madre por uno de los hijos pero al padre por el otro (separados)”

Posible. Cada factura va a quien paga. Tu software debe permitir múltiples padres asociados al mismo alumno.

”Genero la factura recurrente manualmente cada mes”

Si tu software lo soporta, configúrala automática. Te ahorra 5-10 minutos por alumno cada mes (que multiplicado por 50 alumnos son horas).

”La factura va al alumno menor de edad con su nombre”

Error fiscal. La factura se emite a quien paga (padre/madre/tutor con NIF).

Conclusión

Para academia o profesor particular en España, la elección del software depende del tamaño. Para profesor individual, software genérico Verifactu con facturación recurrente. Para academia con gestión académica, software sectorial.

Verifica:

• Distingue facturas exentas de líneas con IVA.
• Cumple Verifactu.
• Permite factura recurrente mensual.
• Gestiona alumnos con padres como pagadores.

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