Software de facturación para odontólogos y clínicas dentales

Si eres odontólogo autónomo o gestionas una clínica dental en España, la facturación tiene matices propios: IVA generalmente exento (con excepciones), RGPD reforzado por datos sanitarios, presupuestos detallados antes del tratamiento, y la llegada de Verifactu en tu fecha correspondiente. Este artículo te orienta.

Para contexto, ten a mano la pillar paquete básico.

Lo que necesita una clínica dental

A diferencia de un comercio, una clínica dental típica necesita:

• Facturación con IVA exento (sanitario) por defecto, con posibilidad de IVA al 21% para productos o servicios no sanitarios.
• Cumplimiento Verifactu.
• RGPD reforzado: datos sanitarios son categoría especial.
• Presupuestos previos que el paciente acepta antes del tratamiento.
• Tratamientos largos: ortodoncia o implantes pueden facturar en hitos durante meses.
• Múltiples formas de pago: efectivo, tarjeta, financiación con entidades especializadas.
• Idealmente: gestión de agenda, historia clínica, planes de tratamiento.

IVA exento sanitario: matiz importante

El artículo 20.Uno.3º de la Ley del IVA exime de IVA los servicios de asistencia sanitaria prestados por profesionales sanitarios.

Para odontólogos:

• Empaste, endodoncia, extracción, ortodoncia con fin sanitario, implantes: exento de IVA.
• Blanqueamiento puramente estético (sin indicación sanitaria): puede llevar IVA al 21%.
• Productos vendidos (cepillos, pastas): IVA al 21% (operación no sanitaria).
• Servicios de prevención e higiene: exento.

La frontera entre “sanitario” y “estético” puede ser sutil; consulta con tu asesor.

Tu software debe permitir:

• Configurar productos/servicios con IVA por defecto distinto (exento o 21% según tipo).
• Mezclar en una misma factura: línea exenta + línea con IVA.
• Indicar la mención legal (“Operación exenta - art. 20.Uno.3º LIVA”) en facturas con líneas exentas.

Verifactu: tu fecha

Como cualquier otro emisor:

• Sociedad (SL clínica): enero 2026 (en vigor).
• Autónomo en estimación directa: enero 2027.

Detalle en fechas de entrada en vigor de Verifactu.

Las facturas exentas también se registran en Verifactu. La exención no exime de cumplir el RD 1007/2023.

Presupuestos y planes de tratamiento

Tu flujo típico:

1. Paciente acude a primera consulta.
2. Diagnóstico y plan de tratamiento.
3. Presupuesto con detalle de actuaciones, importes y plazos.
4. Paciente acepta (firma o email).
5. Se realizan tratamientos en varias sesiones.
6. Factura al final del tratamiento o por hitos.

Software como Holded, Quipu o Odoo (paquete básico) gestionan presupuesto → factura nativamente. Productos sectoriales dentales lo integran con la historia clínica.

RGPD para datos sanitarios

Los datos de salud son categoría especial según artículo 9 RGPD. Implica:

• Consentimiento explícito para tratamiento de datos.
• Mayor seguridad (cifrado, acceso restringido, logs de acceso).
• Registro de actividades de tratamiento específico.
• Conservación del expediente clínico: típicamente 5 años desde el último contacto según legislación sanitaria autonómica.
• Derechos del paciente: acceso, rectificación, portabilidad, borrado (con excepciones por obligación de conservación sanitaria).

Tu software debe permitir:

• Registrar consentimientos.
• Restringir acceso por usuario (no todo el personal accede a todo).
• Logs de acceso a historias clínicas.
• Borrado de datos no clínicos (los clínicos se conservan por imperativo legal).

Opciones del mercado

Software genérico Verifactu

Holded, Quipu, FacturaDirecta, Anfix, paquete básico de MicroFactu: cubren facturación + IVA exento configurable + Verifactu.

Pros: precio razonable, simplicidad. Contras: no incluyen historia clínica ni gestión específica dental.

Coste: 200-1.000 €/año.

Software sectorial dental

Klinikare, Smileworld, Dentalink, Gesden, Doctoralia para clínicas: combinan gestión de pacientes + historia clínica + agenda + facturación.

Pros: todo integrado, plantillas y flujos adaptados al sector. Contras: precio significativamente mayor (100-300 €/mes), curva de aprendizaje.

Coste: 1.200-3.600 €/año.

Combinación: sectorial para clínica + genérico para facturación

Algunos clínicos usan software sectorial sencillo para historia clínica y agenda, y software genérico Verifactu para la facturación. Coordina el flujo manualmente.

Pros: lo mejor de ambos. Contras: doble herramienta, posible duplicación de datos del paciente.

Casos prácticos

Odontólogo autónomo con consulta única

Volumen: 30-60 facturas/mes a particulares (mayoría) y mutua o seguro (minoría).

Recomendación: software genérico (Quipu, FacturaDirecta o paquete básico) + agenda papel o app simple.

Coste: 300-700 €/año.

Clínica con 2-3 sillones y varios profesionales

Volumen: 100+ facturas/mes, gestión de agendas, planes de tratamiento.

Recomendación: software sectorial dental.

Coste: 1.500-3.000 €/año.

Clínica grande (4+ sillones, multi-disciplinar, ortodoncia + implantes + estética)

Recomendación: software sectorial premium con módulos específicos.

Coste: 3.000-6.000 €/año.

Errores frecuentes

”Mis facturas no llevan IVA porque soy odontólogo”

Cierto en general pero no siempre. Si vendes productos o haces tratamientos no estrictamente sanitarios, hay líneas con IVA. Tu software debe distinguirlas.

”Como soy sanitario, no me aplica Verifactu”

Falso. Verifactu se aplica a todos los emisores de facturas en territorio común, sin excepción por sector.

”Llevo la historia clínica en papel”

Es legal, pero estás perdiendo trazabilidad y eficiencia. Y a la larga, casi todas las CCAA están moviéndose hacia receta electrónica e historial digital.

”Uso WhatsApp para enviar presupuestos”

Práctico pero documenta el consentimiento por escrito (papel firmado o email con respuesta). Si surge disputa, WhatsApp solo es prueba débil.

Conclusión

Una clínica dental en España necesita software conforme con Verifactu desde 2026/2027. La elección depende del tamaño y complejidad: software genérico para clínicas pequeñas, sectorial para clínicas con gestión completa.

Verifica que el software:

• Distingue facturas exentas (sanitario) de líneas con IVA (productos, estética).
• Cumple RGPD reforzado para datos sanitarios.
• Genera Verifactu correctamente.
• Permite presupuestos previos con aceptación.

Si optas por solución on-premise (datos en tu PC, mayor privacidad), nuestro paquete básico cubre la parte fiscal con holgura. Para gestión clínica completa, los sectoriales del mercado son superior.

¿Tu clínica tiene casuística específica? Cuéntanos y te orientamos.