Factura electrónica en España: qué es, cuándo es obligatoria y cómo adaptarte

¿Qué es la factura electrónica?

Una factura electrónica es una factura emitida, transmitida y recibida en formato digital estructurado — normalmente XML — que puede ser procesada automáticamente por los sistemas informáticos del receptor sin intervención manual. Esta es la diferencia clave con un simple PDF: un PDF no es una factura electrónica en sentido legal, porque no es directamente legible por máquinas.

En la práctica, una factura electrónica es un fichero XML con una estructura estandarizada que contiene todos los campos de la factura: datos del emisor y receptor, líneas de detalle, impuestos, totales, fechas y referencias. El receptor puede importarla directamente en su contabilidad sin teclear nada.

Legalmente, la factura electrónica tiene el mismo valor que la factura en papel, siempre que se garantice su autenticidad, integridad y legibilidad durante el período de conservación obligatorio.

Las leyes que regulan la factura electrónica en España

La factura electrónica en España está regulada por varias normas que se solapan parcialmente según el tipo de relación (empresa–Administración o empresa–empresa):

Ley 25/2013 — factura electrónica B2G (empresa a Administración)

La Ley 25/2013, de 27 de diciembre, estableció la obligación de usar factura electrónica para todas las empresas que facturen a la Administración Pública española (B2G). Esta obligación está vigente desde 2015 para la Administración General del Estado y se extendió progresivamente a comunidades autónomas y entidades locales. El portal oficial de recepción es FACe (face.gob.es).

Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece) — factura electrónica B2B

La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, conocida como Ley Crea y Crece, da el salto más relevante: obliga a todas las empresas y autónomos a emitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales privadas (B2B). Ya no es solo con la Administración.

El artículo 12 de esta ley modifica la Ley 56/2007 y establece la obligación, pero delega en un reglamento de desarrollo los detalles técnicos (formatos admitidos, plataformas de intercambio, plazos exactos). Este reglamento estaba en proceso de elaboración a la fecha de publicación de esta guía; se espera su aprobación y entrada en vigor a lo largo de 2026.

Real Decreto 1007/2023 — Verifactu

El RD 1007/2023 regula el sistema Verifactu de la AEAT para el control fiscal de la facturación. Es complementario a la Ley Crea y Crece: mientras esta última regula el formato e intercambio de facturas entre empresas, Verifactu regula el registro y verificación de facturas ante la Agencia Tributaria. Ambas normativas son exigibles, aunque con plazos y ámbitos algo distintos.

¿A quién obliga la factura electrónica y cuándo?

La Ley Crea y Crece establece una implantación escalonada según el tamaño de la empresa:

• Empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros: obligación en vigor a los 12 meses de que el reglamento de desarrollo sea publicado en el BOE. Estimado: a lo largo de 2026.
• Resto de empresas, pymes y autónomos: obligación en vigor a los 24 meses de la publicación del reglamento. Estimado: 2027-2028.
• Proveedores de la Administración Pública: ya obligados desde 2015 (Ley 25/2013). Si no lo cumples, no puedes cobrar a ninguna entidad pública.

La obligación es bilateral: no solo debes emitir facturas electrónicas, también debes estar en condiciones de recibir y procesar las que te envíen tus proveedores. Esto implica disponer de una dirección electrónica habilitada o una plataforma de recepción.

Aunque el plazo para pymes sea 2027-2028, recomendamos no esperar. Adaptar los sistemas con tiempo permite resolver problemas sin presión y aprovechar antes las ventajas del proceso automatizado (menos introducción manual, menos errores, cobros más rápidos).

Factura electrónica vs Verifactu: diferencias que hay que entender

Una de las confusiones más habituales es mezclar la obligación de factura electrónica con Verifactu. Son normas distintas que responden a objetivos distintos:

En resumen: un software de facturación que cumpla con ambas normas genera el XML de Facturae para intercambiar con clientes y al mismo tiempo envía el registro Verifactu a la AEAT. Son flujos paralelos, no alternativos. Nuestro sistema gestiona ambos de forma transparente para el usuario.

Formatos de factura electrónica: Facturae, PEPPOL, UBL y CII

La Ley Crea y Crece admite varios formatos estructurados, siempre que permitan el procesamiento automatizado. Los más relevantes en España son:

Facturae

Facturae es el estándar oficial español, definido por el Ministerio de Hacienda y la AEAT. Es un fichero XML con esquema propio (versión 3.2.x) que recoge todos los campos de la factura según la normativa española. Es el formato obligatorio para facturar a la Administración Pública a través de FACe y es el más extendido en relaciones B2B nacionales.

PEPPOL / UBL

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) es la red europea de intercambio de documentos comerciales, incluidas las facturas. Usa el formato UBL 2.1 (Universal Business Language, ISO/IEC 19845). PEPPOL está ganando peso en España, especialmente para empresas que también tienen relaciones comerciales con otros países de la UE. Es el formato que exigen muchos grandes compradores europeos y administraciones públicas de otros países.

CII (Cross Industry Invoice)

El formato CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice) es el estándar internacional de la ONU para facturas electrónicas. Se usa principalmente en Alemania y Francia (en la norma ZUGFeRD/Factur-X, que combina PDF visible con XML CII embebido). En España su adopción es minoritaria, pero es relevante para empresas con relaciones comerciales en el centro de Europa.

¿Cuál debes usar? Para la mayoría de microempresas y autónomos españoles, Facturae es la respuesta correcta. Si tienes clientes en otros países de la UE, UBL/PEPPOL es el complemento ideal. Un software como Odoo genera automáticamente el formato que necesita cada destinatario.

Sanciones por no cumplir con la factura electrónica

La Ley Crea y Crece modifica la Ley 56/2007 para tipificar como infracción el incumplimiento de la obligación de factura electrónica. Aunque el régimen sancionador específico quedará determinado por el reglamento de desarrollo, la propia ley establece:

• Obligación activa de ofrecer factura electrónica: toda empresa deberá tener la infraestructura necesaria para emitir y recibir facturas electrónicas cuando un cliente o proveedor lo solicite.
• Prohibición de exigir costes adicionales por el uso de factura electrónica: si tu cliente te pide factura electrónica, no puedes cobrarle extra.
• Período de pago visible en la factura: la ley vincula el cumplimiento de factura electrónica con la trazabilidad de los plazos de pago (morosidad). El incumplimiento puede bloquear el acceso a ayudas públicas.

Más allá de las sanciones directas, el riesgo operativo es mayor: los grandes compradores y las Administraciones ya no aceptarán facturas que no sean electrónicas, lo que puede implicar la pérdida de contratos.

Adicionalmente, si el software que usas no cumple con Verifactu (la obligación complementaria), la sanción del artículo 201 bis LGT puede llegar a los 50.000 € por ejercicio.

Cómo adaptarte a la factura electrónica paso a paso

1. Evalúa tu situación actual. Si facturas a la Administración Pública y aún no usas FACe, empieza por ahí — ya es obligatorio. Si solo facturas a empresas privadas, tienes plazo hasta ≈2027, pero conviene prepararse.
2. Elige software compatible. Debe generar Facturae (XML), enviar registros Verifactu a la AEAT y, si tienes clientes europeos, ser compatible con UBL/PEPPOL. Evalúa el coste total: licencias + setup + mantenimiento.
3. Obtén tu certificado digital de la FNMT si no lo tienes. Es necesario tanto para Verifactu como para firmar facturas electrónicas (aunque la firma no es obligatoria en todos los formatos B2B, sí lo es en B2G).
4. Configura tu dirección electrónica habilitada para recibir facturas. En el ámbito B2G es FACe; en B2B, la plataforma dependerá del reglamento de desarrollo.
5. Migra tus datos maestros: clientes con su NIF/CIF, dirección fiscal y, cuando sea necesario, su identificador en la red PEPPOL. Un Excel bien preparado permite importarlos en minutos.
6. Emite una factura de prueba y verifica que el receptor la recibe e importa correctamente. Para Verifactu, verifica también la aceptación de la AEAT.

Si instalas nuestro sistema, nosotros ejecutamos los pasos 2, 3 y 6 durante la instalación remota. Solo necesitas el certificado digital y los datos de tu empresa.

Cómo te ayudamos desde MicroFactu

Instalamos un sistema de facturación completo basado en Odoo 17 Community que cumple con ambas normativas desde el primer día:

• Factura electrónica Facturae: Odoo genera automáticamente el XML Facturae 3.2.2 para tus facturas, compatible con FACe (B2G) y listo para el intercambio B2B cuando el reglamento entre en vigor.
• Verifactu: el módulo oficial l10n_es_edi_verifactu de Odoo S.A. gestiona el envío a la AEAT, el hash encadenado y el QR de verificación en cada factura.
• On-premise: el sistema se instala en tu ordenador. Tus datos no salen nunca a la nube (salvo el envío obligatorio a la AEAT).
• En 48 horas: desde que confirmas, un técnico se conecta remotamente y lo configura todo, incluyendo la primera factura de prueba.

Nuestros paquetes disponibles: Básico (facturación, desde 350 €), Pro (facturación + presupuestos, desde 500 €) y Plus (todo lo anterior + control horario, desde 800 €). Todos incluyen Verifactu y Facturae. Todos con mantenimiento mensual sin permanencia.

¿Tienes dudas sobre cuál de las dos normativas te afecta más o cuál es tu plazo real? Cuéntanos tu situación y te orientamos sin compromiso.